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Buchhaltung: Ineffizienz bei der Reisekostenabrechnung durch uneinheitliche Prozesse

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Geschäftsreisen und die damit einhergehenden Reisemanagementprozesse in Betrieben ab 500 Mitarbeitern wurden von der Unternehmensberatung „technconsult“ genauer untersucht. Über 250 Unternehmen sind dazu befragt worden, wie sie die Performance ihres Geschäftsbereichs bewerten würden. Bewertet wurden die Reiseplanung, Buchung und die Reisekostenabrechnung. Die Erkenntnisse aus der Sicht des Controllings wurden mit denen aus Sicht der Geschäftsreisenden verglichen. Auf der Seite http://www-geschäftsreise-benchmark.de können die Ergebnisse herunter geladen werden. Mittels eines Self-Check-Systems können die Ergebnisse der Studie verglichen werden. Diese stehen auf kostenlos im GBD- Portal für interessierte Unternehmen bereit.

Die lästige Reisekostenabrechnung
Bezüglich der Reisekostenabrechnungen zeigt die Firma „Geschäftsreise Benchmark Deutschland“ 2014 ein interessantes Bild. Wesentlich öfter als die Geschäftsreisenden sieht das Controlling Softwarelösungen bei der Reisekostenabrechnung im Einsatz. Allerdings ist der Geschäftsreisende in den Vorgang nicht mit eingebunden, wenn das Controlling von „vollautomatisiert“ spricht. Mehr als ein Drittel der Geschäftsreisenden nutzen bei der Reisekostenabrechnung noch immer die Papierform. Dies zeigt, dass es noch viel Potential nach oben gibt, um die Effizienz in diesem Bereich zu steigern. 36 Prozent der Business-Reisenden nutzen Excel als Einstieg in die Reisekostenabrechnung. Trotzdem ist die Dateneingabe weiterhin manuell. Fraglich ist ebenfalls, ob eine automatisierte Übernahme der Informationen aus den Excel- Listen erfolgt. Hier zeigt sich der Medienbruch. Fakt bleibt, dass beide „manuelle“ Methoden aufwändig und zeitintensiv sind. Oft werden Kostenposten vergessen oder Quittungen gehen verloren. Um seine Reisekosten erstattet zu bekommen, muss der Reisende jedes Mal einen hohen Aufwand betreiben. Dieser Extra-Aufwand hält ihn von seinen wesentlichen Aufgaben ab, die eigentlich im Vordergrund stehen sollten.

Das Problem mit den Medienumbrüchen
Zusätzlich bedeuten die Medienumbrüche für die Administration einen deutlichen Mehraufwand. Die nachträgliche Digitalisierung und Erfassung sind wesentliche Faktor für den Mehraufwand. Übertragungsfehler bei Reise- und Kostendaten gehören zu den Standardfehlern bei der Reisekostenabrechnung. Bereits im Moment der Datenentstehung könnten solche Probleme durch eine ganzheitliche Software verhindert werden. Weniger als 60 Prozent der Geschäftsreisenden sowie des Controllings haben die Möglichkeit, Reisemanagement-Lösungen zu nutzen.

Die komplette Reisemanagement-Lösung
Laut „techconsult“ wird die Nutzung von Reisemanagement-Lösungen bei Unternehmen in den nächsten zwei Jahren immer mehr zunehmen. Aufgrund von bestimmten Analysetools können Unternehmen ihre Reisemanagementprozesse genau abbilden. Auch Kostentreiber lassen sich besser lokalisieren, so dass auch Gegenmaßnahmen zur Kostenreduktion eingeleitet werden können. Die vielen Compliance-Richtlinien stellen zudem weitere monetäre Faktoren dar, welche im Bereich Reisemanagement immer wichtiger werden und so eine softwaregestützte Lösung notwendig machen.

Weitere Informationen
Auf dem GBD-Portal http://www.geschaeftsreise-benchmark.de können weitere Ergebnisse bezüglich der Performance des Geschäftsreisemanagements und der einzelnen Reisemanagementprozesse heruntergeladen werden. Das GBD-Portal bietet zudem verschiedene Blickwinkel an aus deren Sicht die Ergebnisse präsentiert werden.
Mittels des Self-Check System auf dem GBD- Portal erhält der Kunde die Möglichkeit sich mit den gesammelten Daten aus der Studie zu vergleichen.

Quelle: http://www.techconsult.de/index.php/43-uncategorised/303-gbd-4

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