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Produktivitätsschwund: Überflüssige Aufgaben fressen Zeit, Werkzeuge sind ungeeignet

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Zwei Tage pro Woche entfallen für Manager auf Verwaltungsaufgaben, die für ihre Arbeit unerheblich sind. Das zeigt die Studie „Today’s State of Work: The Productivity Drain“ von ServiceNow und Lawless Research. Dies kann sich erheblich auf Umsatz und Gewinn eines Unternehmens auswirken, da die Zeit für strategische Aufgaben fehlt und mehr Mitarbeiter nötig sind.

Untersuchung der Effizienz von Werkzeugen und Prozessen in Unternehmen
Ziel der Studie war die Untersuchung der Effizienz von Werkzeugen und Prozessen in Unternehmen. Abgefragt wurde z. B. der Einfluss auf die individuelle Effizienz und die eines Teams. Es ging um vier unternehmenstypische Prozesse und Dienste: Das Anlegen eines neuen Mitarbeiters, das Eröffnen einer Purchase Order, die Anfrage nach technischem Support und die Bestellung von Marketingmaterialien. Die Ergebnisse waren einheitlich.

Zeitaufwand für überflüssige Aufgaben genauso hoch wie für produktive Arbeit
Unabhängig von Unternehmensgröße und Jobfunktion erfüllen 90 Prozent der Führungskräfte administrative Aufgaben außerhalb ihres eigentlichen Tätigkeitsbereichs, wie Status-Updates oder das Ausfüllen von Formularen. Im Schnitt entfallen darauf pro Woche mehr als 15 Stunden, also zwei Arbeitstage. 20 Prozent verbringen sogar drei oder mehr Tage damit. Jeder Zweite hat daher zu wenig Zeit für strategische Initiativen.

Genutzte Werkzeuge eignen sich nicht für die Aufgaben
Mehr als 80 Prozent der Befragten nutzen vor allem ineffiziente, manuelle Werkzeuge und Methoden, etwa E-Mail, Telefonate und persönliche Treffen, für die Erfüllung ihrer Aufgaben. Für eine Purchase Order (53 Prozent) und das Anlegen neuer Mitarbeiter (46 Prozent) wird am meisten die E-Mail genutzt. Die Nutzung von E-Mails und Tabellen als Verwaltungsmittel reduziert die Produktivität von fast der Hälfte der Befragten. Nicht einmal zehn Prozent nutzen Automation zur Effizienzsteigerung bei wiederkehrenden Aufgaben. Auch größere Unternehmen und technologieaffine Bereiche setzen auf dieselben Tools. Die E-Mail sollte nie die Geschäftsprozesse eines Unternehmens steuern, wurde aber zweckentfremdet.

Komplexität der Geschäftsprozesse reduziert Produktivität
Mehr als 90 Prozent erklärten, dass sich die Ineffizienz in einer anderen Abteilung direkt auf die individuelle Leistungsfähigkeit oder die des Teams auswirkt. Im Schnitt interagieren die Befragten mit vier verschiedenen Abteilungen, um unternehmenstypische Dienste zu nutzen. Bei mehr als 30 Prozent sind am Anlegen eines neuen Mitarbeiters zwischen fünf und zehn Abteilungen beteiligt. Damit die Firma für den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters vorbereitet ist, benötigt jedes dritte Unternehmen über zehn individuelle Aktivitäten wie E-Mails oder Telefonate. Die Produktivität hängt von der Qualität der internen Geschäftsprozesse ab. Diese sind allerdings sehr verworren. Hat man eine gute Übersicht darüber, wann Arbeit anfällt und ob sie effizient erledigt wird, kommt das der Effizienz des gesamten Unternehmens zugute.

US-Unternehmen geben jährlich 575 Milliarden US-Dollar für überflüssige Aktivitäten aus
Bei einem Unternehmen mit 5000 Mitarbeitern summiert sich der Aufwand für überflüssige Arbeiten und umständliche Prozesse pro Jahr auf bis zu vier Millionen Stunden, also 2.000 Vollzeitangestellten. Für Unternehmen in den USA belaufen sich die Kosten auf 575 Milliarden US-Dollar jährlich. Das sind 3,3 Prozent des Bruttoinlandsprodukts der USA oder dem Jahresgewinn der 50 größten amerikanischen börsennotierten Unternehmen.

Mehr Produktivität mit nutzerfreundlicher Technologie
Drei Viertel der Befragten finden, dass Arbeitsprozesse und -systeme so intuitiv sein sollten wie die privat genutzten Tools. Sie wünschen sich Einfachheit, Kontrolle und Transparenz, wie sie sie von privat genutzten Online-Diensten kennen. 90 Prozent gehen von mehr Produktivität durch die Automatisierung von ineffizienten Prozessen aus.

Automatisierung der Prozesse für mehr Produktivität
Die Vereinfachung und Automatisierung der internen Geschäftsprozesse ist leicht möglich. Praktisch jeder Geschäftsprozess lässt sich automatisieren, wenn er sich vom Request über die Freigabe bis zur Umsetzung abbilden lässt. Durch die Automatisierung kann festgestellt werden, wo Zeit verschwendet und Prozesse optimiert werden können. Mithilfe von Servicemanagement-Software lassen sich E-Mails, Telefonate und Tabellen durch automatisierte Prozesse ersetzen. Die entsprechende Technologie gibt es schon.

Quelle: PM ServiceNow

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