Zeitmanagement: Verschwendung von Arbeitszeit sorgt für hohe Kosten
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Pro Jahr wird eine große Anzahl von Stunden an Arbeitszeit in den Topunternehmen verschwendet. Eine Erklärung dafür ist, dass es immer mehr Besprechungen und steigenden E-Mail-Verkehr gibt. Das ergab die „Managing Your Scarest Ressource“-Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company. Die Studie hat das Zeitmanagement untersucht. Durch vergeudete Zeit entstehen hohe Kosten in Unternehmen. Den Unternehmen könnten hohe Verluste erspart werden, wenn sie die Arbeitszeit von Topmanagement genauso zielgerichtet wie ihr Kapital oder andere knappe Ressourcen nutzten würden. Im Zeitmanagement gibt es acht sogenannte „Todsünden“, welche in der Studie aufgezeigt werden. Die Studie bietet aber auch Lösungswege an, um diese acht Todsünden zu vermeiden.
Oft fehlt ein Zeitmanagementsystem
Die meisten Firmen habe kein Zeitmanagementsystem, das den Unternehmen aufzeigt, womit die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Führungskräfte müssen sich aktuell mit fast 30.000 E-Mails pro Jahr auseinandersetzten, so eine aktuelle Bain-Studie. In den 70er-Jahren waren es gerade einmal 1.000 Mitteilungen und Anfragen. Bleibt es dabei, benötigen die Topmanager in Zukunft nahezu einen kompletten Arbeitstag in der Woche für die elektronische Kommunikation.
Immer mehr Besprechungen
Die Untersuchung ergab, dass die Unternehmen fast 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Seit 2008 steigt dieser Wert an. Im Topmanagement sind es fast 7.000 Stunden pro Jahr. Insgesamt fallen eigentlich 300.000 Arbeitsstunden an, wenn man die Vorbereitung der Meetings und die Folgemeetings mitrechnet. Hinzu kommen die zusätzlichen Sitzungen der Führungskräfte mit Mitarbeitern. Dabei werden viele dieser Meetings meist nur aus Gewohnheit abgehalten.
Hinauszögern der Besprechungen
Kontraproduktives Konferenzverhalten trägt zur Verlängerung von Sitzungen bei. Kommt es zu einer Verzögerung von fünf Minuten, sind das bereits acht Prozent der Kosten, welche für dieses Meeting anfallen. 20 Prozent der Konferenzteilnehmer versendet im Laufe einer Sitzung durchschnittlich alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails, so das Ergebnis einer Studie. Das ist ein Verlust von 60 Millionen Dollar, wenn ein Unternehmen 10.000 Mitarbeiter hat, also 20 Prozent der Gesamtkosten aller Meetings.
Faktoren für den Verlust effektiver Arbeitszeit
Grund für die Verschleuderung von Arbeitszeit in Folge von Besprechungen und E-Mails ist meist die Unternehmenskultur. Oft sind es auch nur Systemfehler im Unternehmen. Mit der Zeit bilden sich in großen Organisationen festgefahrene Strukturen, die immer wieder erneuert werden müssen, um eine erfolgreich funktionierende Unternehmensstruktur zu erreichen. Diese festgefahrenen Strukturen führen zu Zeitverlust und vereinnahmen interne Ressourcen. Diese Zeit hätte man besser für die Kundenpflege und den Kundendienst nutzen können.
Erfolgreiches Zeitmanagement
Oft konzentrieren sich die Zeitmanagementsysteme nur auf einzelne Handlungen. So sollen E-Mails auf das Notwendigste beschränkt sein und die Besprechungen sorgfältig ausgewählt werden, so der Leiter bei Bain & Company. Dies ist heute bei den meisten Unternehmen nicht der Fall. Werden E-Mails ignoriert bzw. nicht beantwortet, führt das zu Stress mit den Mitarbeitern oder dem Chef. Häufig wird nur in den innovativen Unternehmen Zeit als eine knappe Ressource wie das Kapital angesehen.
Acht Todsünden, die im Zeitmanagement vermieden werden sollten
Die aktuelle Bain-Studie erklärt die acht Totsünden im Zeitmanagement und zeigt Lösungswege auf, wie diese vermieden werden könne. Um eine unklare Terminplanung zu verhindern, sollten die Aufgaben, welche Priorität haben, zuvor festgelegt werden. Die Zeit sollte so eingeteilt werden, ähnlich wie bei einem Finanzetat. Jedem Projekt sollte ein Businessplan zugrunde gelegt werden. Die Straffung der Organisation soll dazu führen, dass die Strukturen vereinfacht werden und keine Mehrarbeit für die Führungskräfte entsteht. Zudem muss klar sein, wer ein Meeting einberufen darf und wer nicht. Standardisierte Prozesse müssen geschaffen werden, damit schnelle und unkomplizierte Entscheidungen getroffen werden können. Die Konferenzzeit muss effektiv genutzt werden. Hierzu sind eine klare Tagesordnung, gute Vorbereitung und Pünktlichkeit unerlässlich. Des Weiteren müssen die aufgewendete Zeit, die Teilnehmer und das E-Mail Volumen in den Konferenzen festgehalten werden, denn nur so kann die Effektivität gewährleistet werden.
Eine weitere Verschwendung von Arbeitszeit kann nur vermieden werden, wenn zukünftig die investierte Zeit gemessen und kontrolliert wird, so ein Bain-Partner.
Oft fehlt ein Zeitmanagementsystem
Die meisten Firmen habe kein Zeitmanagementsystem, das den Unternehmen aufzeigt, womit die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Führungskräfte müssen sich aktuell mit fast 30.000 E-Mails pro Jahr auseinandersetzten, so eine aktuelle Bain-Studie. In den 70er-Jahren waren es gerade einmal 1.000 Mitteilungen und Anfragen. Bleibt es dabei, benötigen die Topmanager in Zukunft nahezu einen kompletten Arbeitstag in der Woche für die elektronische Kommunikation.
Immer mehr Besprechungen
Die Untersuchung ergab, dass die Unternehmen fast 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Seit 2008 steigt dieser Wert an. Im Topmanagement sind es fast 7.000 Stunden pro Jahr. Insgesamt fallen eigentlich 300.000 Arbeitsstunden an, wenn man die Vorbereitung der Meetings und die Folgemeetings mitrechnet. Hinzu kommen die zusätzlichen Sitzungen der Führungskräfte mit Mitarbeitern. Dabei werden viele dieser Meetings meist nur aus Gewohnheit abgehalten.
Hinauszögern der Besprechungen
Kontraproduktives Konferenzverhalten trägt zur Verlängerung von Sitzungen bei. Kommt es zu einer Verzögerung von fünf Minuten, sind das bereits acht Prozent der Kosten, welche für dieses Meeting anfallen. 20 Prozent der Konferenzteilnehmer versendet im Laufe einer Sitzung durchschnittlich alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails, so das Ergebnis einer Studie. Das ist ein Verlust von 60 Millionen Dollar, wenn ein Unternehmen 10.000 Mitarbeiter hat, also 20 Prozent der Gesamtkosten aller Meetings.
Faktoren für den Verlust effektiver Arbeitszeit
Grund für die Verschleuderung von Arbeitszeit in Folge von Besprechungen und E-Mails ist meist die Unternehmenskultur. Oft sind es auch nur Systemfehler im Unternehmen. Mit der Zeit bilden sich in großen Organisationen festgefahrene Strukturen, die immer wieder erneuert werden müssen, um eine erfolgreich funktionierende Unternehmensstruktur zu erreichen. Diese festgefahrenen Strukturen führen zu Zeitverlust und vereinnahmen interne Ressourcen. Diese Zeit hätte man besser für die Kundenpflege und den Kundendienst nutzen können.
Erfolgreiches Zeitmanagement
Oft konzentrieren sich die Zeitmanagementsysteme nur auf einzelne Handlungen. So sollen E-Mails auf das Notwendigste beschränkt sein und die Besprechungen sorgfältig ausgewählt werden, so der Leiter bei Bain & Company. Dies ist heute bei den meisten Unternehmen nicht der Fall. Werden E-Mails ignoriert bzw. nicht beantwortet, führt das zu Stress mit den Mitarbeitern oder dem Chef. Häufig wird nur in den innovativen Unternehmen Zeit als eine knappe Ressource wie das Kapital angesehen.
Acht Todsünden, die im Zeitmanagement vermieden werden sollten
Die aktuelle Bain-Studie erklärt die acht Totsünden im Zeitmanagement und zeigt Lösungswege auf, wie diese vermieden werden könne. Um eine unklare Terminplanung zu verhindern, sollten die Aufgaben, welche Priorität haben, zuvor festgelegt werden. Die Zeit sollte so eingeteilt werden, ähnlich wie bei einem Finanzetat. Jedem Projekt sollte ein Businessplan zugrunde gelegt werden. Die Straffung der Organisation soll dazu führen, dass die Strukturen vereinfacht werden und keine Mehrarbeit für die Führungskräfte entsteht. Zudem muss klar sein, wer ein Meeting einberufen darf und wer nicht. Standardisierte Prozesse müssen geschaffen werden, damit schnelle und unkomplizierte Entscheidungen getroffen werden können. Die Konferenzzeit muss effektiv genutzt werden. Hierzu sind eine klare Tagesordnung, gute Vorbereitung und Pünktlichkeit unerlässlich. Des Weiteren müssen die aufgewendete Zeit, die Teilnehmer und das E-Mail Volumen in den Konferenzen festgehalten werden, denn nur so kann die Effektivität gewährleistet werden.
Eine weitere Verschwendung von Arbeitszeit kann nur vermieden werden, wenn zukünftig die investierte Zeit gemessen und kontrolliert wird, so ein Bain-Partner.