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Zeitverschwendung im Job: Ursachen sind ineffiziente Prozesse und unnötiger Aufwand

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Verschwendete Arbeitszeit ist gemäß einer unabhängigen internationalen Studie meist das Ergebnis ineffizienter Prozesse und unnötigem Aufwand. Die Studie "Powering Productivity" wurde von Planview beauftragt und vom Forschungsinstitut Loudhouse durchgeführt. Vor allem Unternehmen ohne IT-gestützte Produktivitätsstrategie berichten von diesem Effekt. Das Resultat sind große Einbußen bei Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation denn Kunden und Mitarbeiter leiden am meisten unter nicht effizienten Arbeitsmethoden. Effizienz und die Investition in neue Technologien gehören zusammen, weshalb die Führungsspitze genau festlegen muss, welche Bedeutung Effizienz für ihr Unternehmen hat. Ansonsten ist die ROI-Berechnung nur noch ein unproduktiver Prozess, der in mehr Zeitverschwendung und unnötigem Aufwand resultiert.

Mehr Effizienz durch Technologie
Ineffizienz im Job ist ein zentrales Managementproblem. Ineffiziente Prozesse (44 Prozent), Überlastung durch zu viel Schreibarbeit (43 Prozent) und Meetings (41 Prozent) sind die am häufigsten genannten Gründe für Zeitverschwendung. Dazu kommen Kommunikationsdefizite und Reisezeit. Die Ineffizienz in Unternehmen geht vor allem zu Lasten der Mitarbeiter (57 Prozent) und Kunden (48 Prozent). Langfristig könnte sie Mitarbeiter- und Kundenfluktuation führen. 96 Prozent der Führungskräfte sind sicher, ihre Effizienz mithilfe von Technologie steigern zu können. Durch die richtigen Werkzeuge bekommen die Unternehmen das nötige Vertrauen, ihre Produktionsziele zu erreichen. 53 Prozent der Befragten, die technikbasierte Maßnahmen zur Effizienzsteigerung einsetzen möchten, sind in Bezug auf den Unternehmenserfolg "sehr zuversichtlich". Diese Zuversicht zeigen bei den Unternehmen, die nur zögernd Technologien einsetzen, nur 14 Prozent. Nur die deutschen Führungskräfte sind noch pessimistischer, nur 15 Prozent glauben, die Ziele zur Effizienzsteigerung unabhängig von der technologischen Ausrichtung erreichen zu können.

Zusätzliche Zeit wie nutzen?
Die Führungskräfte wurden gefragt, wie sie die verschwendete Zeit nutzen würden, wenn sie sie zurückhaben könnten. 56 Prozent würden sie erholen bzw. die Zeit für sich persönlich nutzen. 44 Prozent würden die Zeit in die Arbeit investieren, bei den Deutschen sind es sogar nur 35 Prozent. Die zusätzliche Zeit würden die Befragten eher in die persönliche Weiterentwicklung als in gängige Arbeitsaufgaben stecken. 56 Prozent würden sich um die persönliche Weiterentwicklung kümmern, 44 Prozent Mitarbeiter coachen. Hingegen würde nur ein Drittel Wachstumsmöglichkeiten untersuchen oder neue Produkte für das Unternehmen evaluieren.

ROI ermitteln ist nicht so einfach
Für Unternehmen wird die Ermittlung eines deutlichen ROI bei Investitionen in Software oder andere Technologien immer wichtiger. Aber nur 40 Prozent der Unternehmen finden die Bestimmung des ROI vor und nach den Investitionen einfach. Die Definition und Umsetzung von Produktivität und Effizienz kann ebenso wie die Bestimmung des ROI von Technologie zur Steigerung der Produktivität hart sein. Die IT-Abteilung kann dabei helfen, Wege zur Messung von Effizienzgewinnen zu finden. Führungskräfte mit engem Bezug zur IT-Abteilung können den potenziellen ROI eher identifizieren und bewerten. 63 Prozent der Befragten mit hohem IT-Support-Level sind die Ermittlung des ROI vor und nach Investitionen einfach. Bei denen mit mittlerem oder geringem IT-Support sind es nur 29 Prozent.

Quelle: PM Planview

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