Tägliche Informationsflut im Büro überfordert Arbeitnehmer
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Die tägliche Informationsflut im Büro ist für viele Arbeitnehmer ein ernsthaftes Problem. Eine europaweite Studie von Mindjet zeigt, dass nur 40 Prozent der deutschen Arbeitnehmer/-innen im Mai 2012 keine Probleme mit der täglichen Informationsmenge, insbesondere im Bereich E-Mails, haben. Viele lesen von den durchschnittlich 37 geschäftlichen E-Mails pro Tag rund 20 Prozent schon gar nicht mehr, um Herr dieser Flut zu werden. Ein Drittel der E-Mails landet mit Anhang im Postfach, jeder dritte E-Mail-Anhang wird allerdings gar nicht oder nicht vollständig gelesen. Andererseits teilen die Arbeitnehmer 36 Prozent der tatsächlich erhaltenen Informationen mit Kollegen. Jeder Dritte meint, dass er zu viel Zeit mit Informationen, die für seine Tätigkeit nicht relevant sind, verschwendet. 15 Prozent erklärten, dass sie aus der Fülle an Informationen nicht mehr die für sie tatsächlich effektiven und nützlichen herausfiltern können.
Hohe Kosten für aufwändige Informationssuche
Trotz der Fülle an Informationen sind für die Arbeitnehmer die wirklich benötigten Informationen oft nicht verfügbar. Im Schnitt wenden sie pro Tag 36 Minuten für die Suche nach relevanten Informationen auf. Ein Drittel sucht sogar eine Stunde und länger nach benötigten Informationen. Jährlich suchen Arbeitnehmer damit rund zwei Kalenderwochen nur nach Informationen. Für die Unternehmen sind das pro Jahr Kosten von 4.334 Euro pro Mitarbeiter. Die Informationsflut wirkt sich auch direkt auf die Arbeitnehmer aus, mehr als zehn Prozent haben aufgrund der vielen Informationen wenig Freude an der Arbeit. 14 Prozent machen Überstunden, um ihr Pensum zu schaffen. Rund 12 Prozent wissen zwar um die Problematik, wissen aber keine erfolgreiche Lösung.
Teamarbeit ist noch verbesserungswürdig
Mit durchschnittlich 33 Prozent ist der Anteil an der Teamarbeit hoch, allerdings sind 28 Prozent mit der konkreten Ausgestaltung der Teamarbeit an ihrem Arbeitsplatz nicht zufrieden. Die Befragten haben oft genaue Vorstellungen für die Optimierung. 41 Prozent wünschen sich einen besseren Ideenaustausch, 40 Prozent sehen Verbesserungspotenziale bei Aufgabenverteilung und Ressourcenplanung und mehr als ein Drittel bei der Definition von Projektplänen und Zielen.
Mitarbeiter brauchen kollaborative Werkzeuge
Viele Unternehmen scheinen noch nicht verstanden zu haben, dass die E-Mail als zentrales Informations- und Kommunikationstool allmählich ausgedient hat. Der Tagesablauf von Büroarbeitern richtet zu sehr nach dem E-Mail-Account. Benötigt werden intelligente und leicht handhabbare Tools, mit denen Mitarbeiter den Überblick über ihre Projekte behalten und zuverlässig alle Informationen, Dokumente und Statusupdates abrufen können. Bei vielen Unternehmen hat sich das E-Mail-Aufkommen nach Einführung solcher kollaborativer Werkzeuge erheblich reduziert und die Mitarbeiter konnten sich wieder an den eigentlichen Prioritäten orientieren.